《質量、環境、職業健康安全一體化管理體系典型案例》
主講/辛巧娟
程序文件（22）——內部審核程序
1 目的
驗證公司一體化管理體系是否符合策劃的安排，是否符合“三個采用標準”、公司一體化管理體系文件以及適用的法律法規和其他要求，是否得到有效的實施與保持。
2 適用范圍
適用于一體化管理體系所覆蓋的公司相關活動、產品和服務的所有區域的內部審核。
3 職責
3.1 綜合管理部歸口管理內部審核。
3.2 審核組長負責編制審核計劃，按計劃組織審核組對一體化管理體系進行審核。
3.3 責任部門負責對審核中發現的不符合項進行整改。
3.4 管理者代表組織、監督、指導本程序的實施。
4 工作程序
4.1 年度內部審核計劃
4.1.1 根據擬審核的活動和區域的狀況和重要程度，以及已往審核的結果，由管理者代表負責組織策劃年度審核方案，編制《年度內部審核計劃》，確定審核的范圍、頻次和方法。
4.1.2 本公司內部審核采用“結合審核”的方式進行，正常情況下每年進行一次，兩次內部審核的間隔時間不得超過12個月。審核范圍應覆蓋本公司一體化管理體系涉及的所有部門和要求。當出現以下情況時，由管理者代表及時組織進行內部質量審核：
(1) 組織機構、管理體系發生重大變化時。
(2) 出現重大質量、環境或職業健康安全事故，或有連續的重要投訴時。
(3) 適用的法律、法規和其他要求有重大變更時。
4.1.3 年度內部審核計劃的內容
(1) 審核目的、范圍、依據、方法和頻次。
(2) 受審部門和審核時間的安排。
4.1.4 根據需要，可審核一體化管理體系覆蓋的全部要求和部門，也可以專門針對某幾項要求或部門進行重點審核，但全年的審核應覆蓋一體化管理體系的全部要求和所有部門。
4.2 審核前的準備
4.2.1 管理者代表選擇并任命審核組長和內審組員。內審應由與受審部門無直接關系的人員實施。
4.2.2 審核組長在了解受審部門的具體情況后，根據審核方案編制每一次的《內部審核計劃》，交管理者代表審核，總經理批準。其內容主要包括：
(1) 審核目的、準則、范圍、方法、時間、地點。
(2) 審核組成員及審核工作安排。
(3) 受審部門及審核要點。
(4) 內外部溝通安排。
(5) 審核報告分發范圍。
4.2.3 審核組長組織審核員對《內部審核計劃》進行溝通后，組織內審員編寫《內部審核檢查表》，詳細列出審核項目、依據、方法（包括抽樣方法），確保無遺漏，審核能順利進行。
4.2.4 審核組長于內審前十天將《內部審核計劃》發至各受審部門，受審部門對內審時間如有異議，應在內審前三天通知審核組長。
4.2.5 內審員應經專業機構培訓、考核合格后方能擔任。
4.3 內審的實施
4.3.1 首次會議
(1) 參加會議人員：公司領導、內審組成員及各部門負責人，與會者簽到，并保存會議記錄。
(2) 由審核組長主持會議。
(3) 由組長介紹內審目的、范圍、依據、方式、組員和日程安排及其他有關事項。
4.3.2 現場審核
(1) 內審組根據《內審檢查表》利用面談、查閱相關文件和記錄以及現場查看作業環境和實施情況等方法，對受審部門的體系運行執行情況進行現場審核，將取得的體系運行證據記錄在檢查表中。
（2) 內審組要進行內外部溝通，審核組長需每日召開內審會議，全面了解該日內審情況，并確定審核發現。必要時，與受審核部門負責人、最高管理者進行溝通。
(3) 審核員應保持科學的態度，公正和客觀地處理審核中的問題。
4.3.3 確定審核發現
(1) 現場審核后，審核組長召開審核組會議，綜合分析檢查結果，依據采用標準、公司體系文件及適用法律法規和其他要求，必要時還應依據合同要求，確認審核發現。
(2) 對于不符合審核準則的審核發現可：
①按類型進行分類（如體系性、實施性或效果性不符合）；
②按程度進行分類（如嚴重、一般或觀察項）。
(3) 按確定的不合格項編寫《不符合報告》，并經受審核部門領導和審核組長確認。
(4) 審核組填寫《不合格項分布表》，記錄不合格分布情況。
4.3.4 審核結論
(1) 審核組在匯總分析所有審核發現的基礎上，對一體化管理體系的符合性和有效性做出總體評價。總體評價應考慮的方面：
①一體化管理體系文件與審核準則的符合程度；
②一體化管理體系實施狀況及其有效程度，如：
a) 管理者和員工的意識，方針和目標的適宜性及實現情況；
b) 主要過程和關鍵活動達到預期結果的情況；
c) 資源狀況及其滿足要求的程度；
d) 產品質量符合要求的程度和穩定性，內外部失效的情況；
e) 環境和職業健康安全績效，顧客和相關方滿意程度；
f) 管理評審的情況。
③持續改進機制的實施情況和效果。
(2) 在上述綜合分析的基礎上，指出公司體系的優勢和薄弱環節及改進方向。
4.3.5 末次會議
(1) 參加人員：領導層、內審組成員及各部門領導，與會者簽到，并由保留會議記錄。審核組長主持會議。
(2) 會議內容：內審組長重申審核目的、范圍、準則，宣讀不符合報告，通報審核發現和審核結論，提出完成措施的要求及日期，公司領導講話。
4.3.6 內部審核報告
現場審核后一周內，審核組長完成《內部審核報告》，交管理者代表審核，由總經理批準。審核報告內容包括：
(1) 審核目的、范圍、方法和依據。
(2) 審核組成員、受審核方代表名單。
(3) 審核計劃實施情況總結。
(4) 不合格項分布情況分析、不合格數量及嚴重程度。
(5) 存在的主要問題分析。
(6) 對公司一體化管理體系有效性、符合性結論及今后應改進的地方。
(7) 報告分發范圍。
4.3.7 審核后續活動
(1) 各部門接到《內部審核報告》后，應針對本部門的情況舉一反三，發現問題進行整改。有《不符合報告》的部門應組織相關人員按照《糾正和預防措施控制程序》的規定實施整改。
(2) 審核員可參與不符合事實的原因分析和制定糾正措施，并負責對實施結果的跟蹤驗證。
(3) 審核組長收集內部審核的所有資料和記錄，按《記錄控制程序》的規定交辦公室歸檔保存。
(4) 審核組長向管理者代表報告審核結果，并將審核的情況作為管理評審的輸入。
5 相關文件
5.1《記錄控制程序》
5.2《糾正和預防措施控制程序》
6 相關表格和報告
6.1 《年度內部審核計劃》（略）
6.2 《內部審核計劃》（略）
6.3 《內審檢查表》（略）
6.4 《內審首（末）次會議簽到表》（略）
6.5 《不符合報告》（略）
6.6 《內審不合格項分布表》（略）
6.7 《內部審核報告》（略）
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