《質量、環境、職業健康安全一體化管理體系典型案例》
主講/辛巧娟
綜合管理手冊（3）
4 一體化管理體系/4.2 文件要求/4.2.3 文件控制
1. 總則
對一體化管理體系所要求的文件進行控制，以確保各相關場所使用的文件均為有效版本。
2. 職責
(1) 綜合管理部歸口管理類文件控制。
(2) 技術開發部歸口技術類文件控制。
(3) 辦公室（文件檔案室）歸口外來文件控制。
(4) 根據授權，相關人員編制、審核、批準一體化管理體系的各類文件。
(5) 各部門、各崗位負責與其相關的文件管理。
3．工作程序
(1)公司建立并保持《文件控制程序》，對文件編制、會簽、審批、狀態標識、發放、使用、接收、利用、保護、評審、修改、再批準、保存、作廢、回收、廢止、保留或銷毀等活動進行控制。
(2) 《文件控制程序》已明確了管理類文件、技術類文件和外來文件的范圍。
(3) 確保所確定的策劃和運行一體化管理體系所需的外來文件得到識別，并控制其分發。
(4) 建立并保持一體化管理體系程序文件清單、作業文件清單、外來文件清單和相關表單清單。
(5) 各類記錄、報告表格是文件的一部分，隨使用文件同時產生，并與該文件同時控制。
(6)有關法律法規和其他要求的控制，執行《法律法規和其他要求控制程序》。
4. 支待性文件
(1)《文件控制程序》。
(2)《法律法規和其他要求控制程序》。
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4 一體化管理體系/4.2 文件要求/4.2.4 記錄控制
1. 總則
對一體化管理體系所要求的記錄予以控制，以提供對產品、過程、體系以及質量、環境和職業健康安全績效符合要求的證據。
2. 職責
(1) 辦公室（文件檔案室）歸口管理記錄控制。
(2) 各部門負責與其相關的記錄的管理。
3．工作程序
(1) 公司建立并保持《記錄控制程序》，對質量、環境和職業健康安全相關活動中所涉及記錄和檔案的標識、生成、貯存、移交、保護、檢索、借閱、保留和處置等進行規定。
(2) 每一種記錄都應確定與其相關的產品壽命周期或活動的時限及相應的保存期限。
(3) 記錄和檔案應保持清晰、易于識別和檢索，以提供符合要求和質量、環境和職業健康安全有效運行的證據，并可追溯到相關的活動。
4. 支持性文件
《記錄控制程序》。
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5 管理職責/5.1 管理承諾
公司領導承諾按“三個采用標準”以及適用法律法規和其他要求建立、實施和保持一體化管理體系，并通過持續改進使其不斷完善。通過以下職責的履行和相關活動的開展為承諾提供證據：
(1) 采取教育培訓、媒體宣傳、會議等多種方式，向公司全體員工傳達滿足顧客、法律法規和其他相關要求的重要性。
(2) 制定、批準發布書面的質量、環境和職業健康安全綜合管理方針。
(3) 制定質量、環境和職業健康安全目標／指標，并在職能部門和相關層次上分解和落實。
(4) 確保為一體化管理體系提供必要的人力資源、基礎設施、工作環境、財務及信息等資源。
(5)確保實現污染預防和對風險進行控制，持續改進環境和職業健康安全績效。
(6) 按策劃的時間間隔進行管理評審，評價一體化管理體系的適宜性、充分性和有效性，并提出持續改進的方向和目標。
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5 管理職責/5.2 以顧客和相關方為關注焦點
公司應以增強顧客與相關方滿意為目的，授權并要求各部門確保：
(1) 通過市場調研、預測，或和顧客與相關方的直接溝通，調查、識別并理解顧客與相關方的需求和期望。
(2) 將顧客與相關方的需求（包括質量要求、環境保護要求、職業健康安全要求）轉化為各項工作的具體目標并予以實施，確保公司的目標和顧客與相關方的需求和期望相結合。
(3) 按照《溝通、協商與信息交流控制程序》的規定：
① 和顧客與相關方保持良好的溝通和交流；
② 將顧客與相關方的需求和期望傳達到公司相關部門或人員。
(4) 當顧客與相關方的需求和期望以及相關法律法規和其他要求改變時，應及時更新組織的規定和質量、環境和職業健康安全管理體系的相關內容，以確保持續滿足顧客與相關方的要求。
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5 管理職責/5.3 綜合管理方針
1．綜合管理方針及其內涵
見本《手冊》0.5 綜合管理方針和目標、指標。
2. 方針的管理
(1)綜合管理方針的制定、修訂、評審，均需吸納員工的意見。在實施過程中，應使各部門、各類人員之間得到充分的溝通和理解，并使相關人員認識所從事活動的相關性和重要性。
(2) 通過培訓、文件分發、會議、宣傳欄等方式向全體員工宣貫質量、環境、職業健康安全綜合管理方針。
(3) 以適當的方式向公眾公開質量、環境、職業健康安全綜合管理方針，并保證相關方獲得。
(4) 為建立和評審目標、指標提供框架和基礎，并將目標、指標逐層分解。
(5) 在管理評審時，對質量、環境、職業健康安全綜合管理方針的實施情況及持續適宜性進行評審，必要時予以修訂，以適應不斷變化的內外部條件和環境。
(6) 對綜合管理方針的制定、批準、宣傳培訓、貫徹執行、評審和修訂予以全面控制，分別執行《方針、目標、指標和管理方案控制程序》、《文件控制程序》和《人力資源控制程序》。
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5 管理職責/5.4 策劃/5.4.1 環境因素
1. 總則
對公司涉及的活動、產品、服務中的環境因素進行識別、評價，以確定重要環境因素，并對其制定相應的控制措施。
2. 職責
(1) 綜合管理部歸口管理環境因素。
(2) 各部門負責所屬范圍環境因素識別、評價和控制。
(3) 管理者代表批準重要環境因素及其控制措施。
3. 工作程序
(1) 公司建立并保持《環境因素識別、評價和控制措施確定程序》，以對管理體系覆蓋范圍內的活動、產品和服務的環境因素進行識別。識別應考慮如下方面：
①能夠直接控制的和可施加影響的環境因素。
②過去、現在、將來三種時態。
③正常、異常、緊急三種狀態。
④向大氣的排放、向水體的排放、向土地的排放、原材料和自然資源的使用、能源使用、能量釋放（如熱、輻射、振動等）、廢物和副產品、物理屬性等。
(2) 環境因素評價應考慮其環境影響的范圍、影響程度、發生頻次、社區關心程度、法規符合性等。
(3) 根據環境因素評價結果確定重要環境因素并確定其優先項，策劃相應的控制措施加以控制，降低或消除對環境的影響。重大環境因素的控制措施包括：
①制定目標、指標和管理方案；
②保持現行或采用新的運行控制措施；
③制定應急準備和響應措施等。
在采取上述措施時，應輔之以必要的培訓以及適當的績效監測和測量。
(4) 當活動、產品、服務發生變化或法規及其他要求更新時，應對環境因素進行補充識別，并報綜合管理部進行環境因素再評價，以重新確定重要環境因素并適時采取新的控制措施。
(5) 管理者代表批準重要環境因素清單。
4. 支持性文件
《環境因素識別、評價和控制措施確定程序》。
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