《廠長經理的設備管理課》

主講/辛巧娟

第六十八講

談談設備工作會議管理

 

管理大師彼得·德魯克說過：“一個結構設計臻予理想的組織，應該沒有任何會議… …。原則上，一位管理者的時間，絕不能讓開會占用太多。會議太多，表示職位結構不當，也表示單位設置不當。會議太多，表示本應由一個職位或一個單位做的工作，分散到幾個職位或單位去了。同時表示職責混亂，以及未能將信息傳送給需要信息的人員。”

企業會議成災，會議己變成工作效率的主要制約因素。設備工作會議尤其頻繁，因為在企業里，沒有多少事和設備無關。抓質量會想到設備，抓生產更離不開設備，抓安全，設備也跑不了。設備工作會議的有效管理變成當務之急。

不少企業主管設備管理工作的老總或部長、處長說：“我的工作主要是開會”，“我工資的80%是從開會掙來的”。有的人一天“身兼數會”，經常在同一時間有幾個會要開，只好擇“優”參加。為了不讓某些會議的主持者失望，或誤解本部門對他主持的工作不重視，實在無法脫身赴會，也要派個代表參加。有些部門調侃要設立專司開會的副職。也許真設此職，一個還不夠呢。減少會議、解決好開會問題，成為我們企業提高管理效率的最迫切，也是最有挖潛空間的領域。

企業會多，不只是設備方面的會議多，其實涉及各個工作面。本文把研究重點放到設備會議，目的是通過分析研究，首先解決好設備管理系統自己的問題。然后由此及彼，進一步影響其他工作面，帶動整個企業工作效率的提升。

(1) 設備工作會議的分類

從宏觀上分類，設備工作會議可分為：

1）自上而下的信息傳達會議：如設備管理條倒、政策法規、工作計劃和任務的傳達和布置，設備管理集體、個人的表彰，某一管理摸式（例如TnPM）的啟動、推廣等。為了討論方便，我們把這類會議稱為I型會議。

2）自下而上的信息搜集會議：如對設備管理某一法規的意見征求，對設備事故或故障現場目擊者的情況調查、部門向上級領導的工作匯報等。我們把這類會議稱為Ⅱ型會議。

3）信息交流會議：如設備選型研究決策，設備故障分析研究，設備管理規章、規范研討，設備管理經驗交流等。我們把這類會議稱為Ⅲ型會議。

(2) 設備工作會議特性分析和效率量化

不同類型會議，其主要特點如下：

1）I型會議由一個或分別由多個發言人向全體與會者傳達信息。會議效率指數為

E=RC

式中，E——會議效率指數；

R——會議議題的關注度，即會議的內容是否為與會者所關心，是否屬于他們所涉及的工作領域；

C——會議的控制度，它表示會議發言人或主持者對與會者注意力的控制和調動程度，反映發言人語言的幽默和簡潔，邏輯思路和推理的清晰，主題的突出等。

當會議議題的關注度很高，主持人對會議的控制很好，則此類會議的效率還是很高的，開會的必要性也是很大的。

2）Ⅱ型會議會議由一個或多個人主持，主持人提問，與會者回答，或是與會者主動向主持人報告信息。這樣的會議往往僅對主持人有效，會議效率指數為

E= （n/N）CP

式中，n——主持人的個數；

N——與會者總人數，N做分母說明這樣的會議與會者人數越多，效率越低， 當一個人匯報時，對主持人以外的其他人一般是無效的；

C——主持人對會議的控制和調動程度，包括對主題的引導，對偏離主題現象的糾正；

P——與會者對會議議題的準備和熟悉程度，與會者對會議內容越熟悉、越有準備，則會議的效率越高。

這類會議參加人越多，效率越低，如果主持人控制主題不好，參會人準備不足，效率將更低。建議盡量減少或者取消此類會議，改用走動式調查來進行。

3）Ⅲ型會議由一個或多個人主持，全體與會者就會議的議題發言、討論， 進行充分地信息交流。會議效率指數為

E=CPD

式中，C——主持人對會議的控制和調動程度，包括對主題的引導，對偏離主題現象的糾正；

P——與會者對會議議題的準備和熟悉程度；

D——主持人匯總意見、得出結論的能力。

這類會議的必要性是顯然的，是典型的集思廣益討論，有益于吸納大家意見。會議的效率取決于主持人對議題的控制、總結能力和與會人的準備。

(3) 提高邊備會議效率的途徑

1）I型會議。

效率高低一方面取決于會議議題和與會者的相關程度，另一方面取決于會議主持人或發吉人的演講能力。召開這一類型的會議，首先要準確確定句會者的范回。要樹立珍惜他人時間，也就是珍惜他人生命的意識。讓無關者參加會議，就是對這些人時間和生命的不尊重。其次發言人要對所講的題目作充分準備，發言內容要緊扣主題。我們的不少報告人喜歡長篇大論， 一講起話來就滔滔不絕，常常會離題萬里，還自以為別人都挺愛聽。有的報告人把下面的人都講得睡著了，還不察言觀色，趕快收場。有的靠指責昕講人，維持會場秩序等方式來控制會議。我們所說的對會議的調動、控制，是指發言人自己通過生動的表達，幽默的語言和緊扣主題的邏輯演繹來傳達會議的主題， 而非對會場表面秩序的維持。與會者昕會的態度和表現是講演者的一面鏡子。會場亂哄哄，一般會反映講演內容的枯燥無味。這類會議是單向的信崽傳遞，其實可以采用其他方式進行，如通過視板宣傳，電子顯示牌發布，企業網上發布、企業報刊、雜志傳達等媒體傳遞方式來達到目標。可開可不開的這類會議，盡可能不開。

另外，在全體會議不方便的情況下，還可以采用分層級方式傳達。不過由于各級傳達者的素質不同、理解不一，容易轉移或分散會議主題，降低會議效率。這種方式只在不得已時才采用。

2）Ⅱ型會議。

這是最低效率的一類會議，會議一般對主持人有效而對與會者無效，參加人越多，會議的總體效率越低。因為，當其中一個與會者發言時，其他人是在浪費時間。因此，我們主張盡量減少或者取消這類會議。把需要開會解決的問題改為走動式、現場辦公管理形式。把集中匯報改為分散匯報，多人走動改為一人走動。非開不可的會議，要在一至二周之前發出會議通知，清楚地寫明會議內容，限定發言的時間，要求與會者作好充分準備。還可以把整個會議時間合理分配，與會者可以按不同時間到達，發言后即可離開。這樣就會使會議效率大大提高。會議主持人如何控制會議發言，使之不偏離主題，掌握好每個發言者的時間和節奏，最有效的獲取信息，也是提高會議效率不可缺少的環節。

3）Ⅲ型會議。

這是用來解決問題和發揮集體智慧的會議，體現民主集中的會議。因此，這是最值得開的會議，但也是最難開好的會議。值得開并不等于要經常開。只有那些真正需要集體討論才能確定，而又是工作中急需解決的問題，才應該召開這類會議。例如：設備重要故障會診和處理，設備管理重要策略的實施決策等。說“難開好”是因為這類會議的成敗及問題解決程度，取決于會議前的準備情況和會議召開者的主持能力。

這類會議應盡可能做到提前迪知，讓與會者有時間做充分的技術、信息準備。另一方面，會議主持者要善于引導，讓會議的討論緊扣議題。同時，主持者還應注意控制發言者的時間節奏，給每個與會者發言的機會，對有意義的發言給以充分表達的環境。主持人應鼓勵不同見解，允許適當爭論。但對違反規則的人身攻擊應及時制止。

主持人還應對爭論加以引導，因為工作會議不是正反方努力以言辭壓倒對方的辯論比賽。在雙方爭論中，主持人要仔細傾聽、敏捷思索，迅速找出癥結，讓辯論轉化成深度匯談，讓爭論走向結論。這是很考驗主持人管理能力的會議。從這種意義上講，這是一類很難開好的會議。

(4) 設備工作會議技巧

1）設備工作計劃研究會議。

會議目標:形成設備系統工作計劃框架。

會議技巧：會議一般是由從事設備管理的主管領導主持，中層領導和骨干參加。會議應該是在各個下屬部門己完成自己部門計劃構想的條件下， 形成部門計劃初步意見的基礎上召開。設備系統主管領導至少應對本系統的工作計劃有一個粗略設想。通過會議的討論研究，匯總各下屬部門的意見，最后形成設備系統的總計劃框架。開會之前，要通知每個職能部門領導作好準備。主持人要把握和引導與會者專注于關鍵點的討論，如計劃的目標，創新的內容，主要的舉措等。還要認真記錄大家的發吉要點，以便修改形成全系統的工作計劃。設備工作計劃是在會議之后， 由主管領導交由秘書起草、審閱、修改完成。完成后的計劃應征求各個部門的意見，再進行微小修改。征求意見與部門計劃的布置可以結合起來進行。部門計劃應該是在系統計劃的基礎上最后完成的。部門的目標應與總系統的目標相吻合。

2）某種先進設備管理模式的推廣、動員會議。

會議目標：讓先進管理模式深入人心， 取得與會者的廣泛認同和重視。

企業推廣某種先進設備管理模式，首先應在干部和骨干的范圍內取得共識，取得他們的支持和認同。開始推廣就要召開全體員工參加的推廣動員大會。動員大會最好由企業的最高領導作動員報告，由熟悉先進管理模式的專家議深入淺出的形式講解模式的主旨，讓廣大員工了解和認同這種先進管理方法。請主導人員部署工作計如，還應請不同層面的職工代表表示決心。動員大會要造出相應的氣勢，要注重會議的宣傳、會場的布置、氣氛的烘托、形式的生動。必要時請企業的協作單位和客戶參加，以證明領導推廣的決心。會后最好安排現場參觀、演示。動員大會僅僅是工作的開始， 接著要在組織上落實（成立專職、兼職的機構）制定推廣主計劃、實施計劃以及檢查評估體系。

3）設備故障診斷會議。

會議目標:得到正確的故障診斷結論和可行的解決辦法。

設備故障診斷會議是設備故障管理和制定維修方案的基礎。首先應選擇合適的參加人員。建議由維修主管牽頭，請有經驗的維修技術人員、故障現場的操作人員、診斷技術人員參加。此會議類似醫生會診，會前的準備要充分，包括提前通知會議內容，安排設備解體，準備因樣和技術說明文件等。充分的準備等于完成了會議任務的一多半。診斷會議不是猜測會議4只有對故障的表征有充分了解，才可能有正確診斷的結論。診斷討論中允許假設，但必須對假設進行驗證。開不下去的會不硬開， 寧可做好準備后再開，以解決問題為準。診斷的過程可遵循：階段1-問題1-假設-驗證-結論1-階段2-問題2-假設-驗證-結論2-階段3-問題3-假設-驗證-結論3 … …，直到找到滿意的答案。
這類會議最好要有主講人，采用照片、圖標的演示稿對故障分析結論加以佐證。如果能夠在故障設備現場進行，就更加直觀。會議要聚焦問題，找出可行的解決辦法，減少或者避免東拉西扯和無結論的情景發生。

4）現場改進和難題攻關會議。

會議目標：集思廣益，克服難點，有力推進工作。

以維修或生產班組為細胞的小組活動， 經常要對生產現場和工作中的難題進行攻關。這類會議就是耍開拓全體人員的思路。會議可采取頭腦風暴方法進行。鼓勵大家異想天開，人人出點子，越多越好。主持人在大家充分開動腦筋、發表不伺見解的基礎上，聚焦關鍵點，依賴集體智慧把解決難題的方案提煉出來，組織大家研究具體實施工作流程。實施中遇到困難，再開會討論，研究解決方案，直到問題得到根本解決，階段目標實現為止。

5）工作部署會議。

會議目標：使每個人明確自己的工作任務、要求、如何完成和完成時間。

工作部署會議的主角是主持人。主持人在會議前應把任務分工界定好，制定完成的時間表，達到的自標要求。在會上，主持人清楚明確地把事先作好的工作分工布置下去。然后給與會者一定時間提出問題，不清楚的地方，主持人一一給以明確解答，直到所有人員對工作部署沒有疑義為止。

在部署工作時，主持人還應對每項工作的難點、注意事項及相應的方法加以介紹，部署也是指導。同時要指出需要不同部門相互配合協調的內容，這一點是會議的核心。否則，就不如領導直接到各個部門直接部署，沒必要召開會議。

對與會者而言，是學習的課程。與會者可以通過會議了解本部門在大系統中的作用和地位，了解本部門需要和兄弟部門配合接口的內容。

工作部署后，還要把相應的任務日程表發給每個人，上面清楚注明任務內容、完成人、完成時間、達到目標等項目。規范、自標和數宇是現代企業管理的三大要素。任務部署之后，檢查、評估和獎勵是必不可少的環節，如此才能完成管理閉環。

（5）會議系統管理

會議系統管理是指整個系統的會議召開與否的決策，會議內容、時間、地點、主持人安排，沖突排除和調度、會議通知發布等項目的管理。不少企業常常發生會議相撞的情況，就是因為在這個組織中，各自為政，會出多頭。主管設備的廠長耍召開設備會，研究生產線上關鍵設備故障處理問題: 主管環保和安全的廠長要緊急傳達治理污染的文件；主管生產的廠長正為這個月不能完成生產計劃而焦急，要召開生產會議，確保本月任務的完成… …，似乎誰都有理由召開會議，下邊的生產現場窮于應付這大大小小、林林總總的會議，就像一個針眼，有七八條線同時往里穿，結果哪條線也穿不進去。面對這些沖突，就要從組織結構上建立會議系統管理機制，設立會議管理秘書（可以兼職，但不可缺少這一功能）。這個機制的主要作用為:

1）建立會議申請制度， 申請可以是書面、口頭、電子郵件等不同方式，會議申請的內容應該包括會議主題、目的、與會者、規模、對會場音響投影設施要求、要求召開的時間范圍等。

2）按照“會議有效”的原則，對提出申請的會議進行分類和篩選，凡是可開可不開的會議就取消。對于那些可以用其他更有效管理模式取代的會議， 建立會議申請者改用另一種方式來達到其管理目標。會議秘書將篩選情況向主管領導匯報并獲得認同，然后轉達給申請人。

3）按照“階段工作重點”的原則對篩選后的會議排序。凡是最重要、最緊急的會議要排在前面，其余會議順序后排。同時要與主持人、與會者溝通，會議安排在與大多數參加會議人員的工作時間表最少沖突的時段， 報主管領導認同。

4）作好一個月內或一周內的會議日程表井發布給有關部門，每周末確認一下一周的會議日程表，并將確認的周會議日程表發布給有關部門。

5）對于那些重要的Ⅱ型、Ⅲ型會議，要提前通知與會者有關會議的內容，要求與會者作好充分準備。

以上設備工作會議管理系統完全可以通過計算機網絡、編制軟件來實現，這樣可以使會議管理更有效、更規范。

 

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