當海關專員或質量監督檢查員來到你的公司“飛檢”時，你將如何應對？

文/楊柳

在檢查員檢查之前，所有公司都應該建立程序來處理監管檢查員的檢查。

這些程序應涉及在設施內拍攝和/或記錄采訪的政策以及安全要求。

檢查是隨機的，沒有事先通知的。這就是人們常說的“飛檢”。

程序中的一個重要步驟是建立一個主要和備選的聯絡人，負責與任何有害材料檢查員進行互動。

主要聯絡人應了解所有適用的危險材料法規，知道適當的文件(如培訓材料)在哪里存放，并了解檢查的基本要求。

應制訂的重要程序包括:

1、將適用的培訓證書/材料保存在易于獲取的位置。培訓的證據經常在檢查期間被查看。確保每個簽署文件的人都有相應的培訓記錄。

2、.將適用的文件存儲在易于訪問的位置：在檢查期間，文件經常被引用和分析。必須指出的是，管理機構只要求在一定的時間范圍內審查文件。超過這個時間期限保留的任何單據應存放在單獨的地點。

3、將非危險品包裝單據與危險品包裝運輸單據分開存放。

4、將任何適用的監管手冊放在公司發貨柜臺。這些手冊應該是法規的最新版本。

5、在工廠或倉庫內指定一個存放危險品及包裝的地點。許多檢查人員希望在運輸前檢查有害物質及包裝是如何生產、儲存、包裝、貼標簽、標記和以其他方式處理的。將這些材料放在中心位置有助于簡化檢查過程。

當檢查員到來時，重要的是，在整個參觀過程中，主要聯系人盡可能與檢查員保持聯系。主要聯系人應確保做到以下幾點：

1、邀請檢查員到會議室或私人辦公室。

2、確認檢查人員：要求查看憑證。寫下相關信息。

3、確定檢查的范圍。問檢查員是什么引起了檢查。

4、檢查人員在場時，通知公司法律顧問。

5、對所見之事、所言之事、所見之人、以及是否有任何樣本或文件副本作筆記。

6、當對檢查員提出的任何問題有疑問時，不要回答。與檢查員溝通，你不理解問題，并要求檢查員將問題以書面形式提交給你的公司顧問或指定聯系人。向他們提供公司的法律顧問信息。

7、不要在口頭或書面上承認任何違反或不遵守規定的行為。除了確認檢查員在現場之外，不要簽署任何東西。

8、檢查員一離開就準備一份備忘錄。它應包括檢查的所有相關細節，所出示或要求的文件的副本等。

在檢查結束時，工作人員會向你詳細說明檢查的結果，并就公司如何解決強調的問題提出建議。

這通常是一個非常公平的過程，有助于聯合國托運人遵守其貨物的監管方面。