企業內部審核的基本技巧

文/三哥

審核過程實際上是一個溝通過程，而且是一個正式的雙向溝通過程。掌握溝通技巧，是 對審核員的基本要求。充分、流暢的溝通是審核成功的關鍵之一。

1、面談技巧

一次成功的面談，有利于建立融洽關系，消除心理障礙；有助于爭取受審核方人員的合作，有助于查明情況，獲取需要的客觀證據。

在面談時審核員應掌握的技巧有：

a.得當的提問；

b.要少說，要多聽；

c.保持融洽的關系；

d.選擇適當的面談對象。

2、提問技巧

提問是審核中運用最多、最基本的方法。采用正確的提問方式提問，這是審核員基本的 溝通技巧。

提問按回答結果分成三類：

a.開放式提問。

以能得到較廣泛的回答為目的的提問方式。“怎么樣?”“什么？” 這樣的問式為開放式提問；

b.封閉式提問。

可以用“是”、“不是”或一兩個字就能回答的提問方式。審核員 除必要時應盡量少用封閉式提問。封閉式提問往往會使面談對象情緒緊張，有些問題也很難回答，實際中的許多情況是不能用“是”或“不是”來定論的；

c.思考式提問。

可圍繞問題展開討論以便獲得更多的信息的提問方式。問式常有：“為什么?請告訴我……”

總之提問方式有許多種，不管哪種方式，重要的是審核員的提問必須觀點和目的明確，時機適當；必須表述準確、清楚、層次分明，依次遞進，一個老練的審核員的提問方式常常在表面看來是隨機的，但他總是能在當時場景中找到最適當的 提問方式，并得到理想的答案。

3、不合格項的判斷技巧

現場審核時，審核員要經常及時地對所收集到的客觀證據和形成的審核發現進行符合性 判斷。如何正確判斷，除深刻理解標準要求外，還需掌握一些技巧。

(1)能細則細，不能細則粗；對上的則細，對不上的則粗原則。

(2)最貼近原則

在標準中找不到完全能“對號入座”條款時就判最為接近的條款。

(3)最有效原則

當存在多種判斷時按最有利改進或改進最易見效的條款處判。

(4)最關鍵原則

當同時存在多個問題時，應尋找關鍵詞或關鍵客觀證據或關鍵問題進行判斷。

(5)最密切聯系原則

有些問題應透過現象看本質，應從與問題的產生有最緊密關系的原因處判。

(6)合并同類項原則

相同的輕微不合格項可采取合并同類項的方法，如文件控制中一些標識等。

(7)具體分析審核對象，切忌望文生義